Bereik marketingdoelen en maak analysewerk makkelijker met een CDP. Ontdek meer >

De oplossing voor uitdagingen binnen transactiemonitoring

De uitdagingen binnen het transactiemonitoringsproces en de oplossing die het makkelijker maakt.

Het ken-uw-klant-principe, ook wel Know Your Customer of KYC, is voor alle financiële instellingen een belangrijke basisvoorwaarde. Het is zelfs verankerd in wet- en regelgeving. Simpel gezegd zorgt dit principe er niet alleen voor dat financiële instellingen nog scherper op nieuwe klanten letten en klanten voor elke acceptatie screenen, maar ook dat de klantgegevens van bestaande klanten gemonitord blijven en deze informatie uniform worden vastgelegd en beschikbaar gesteld. Het onderdeel transactiemonitoring is daarmee uitgegroeid tot een essentieel proces: het (transactie)gedrag van klanten bewaken en potentiële witwastransacties traceren hebben een hoge prioriteit. Desondanks brengt het transactiemonitoringsproces veel uitdagingen met zich mee. Maar waar uitdagingen zijn, zijn altijd oplossingen.

In dit artikel delen wij onze visie op de uitdagingen binnen transactiemonitoring en de oplossing die dit proces voor elke financiële instelling makkelijker maakt.

DE UITDAGINGEN BINNEN TRANSACTIEMONITORING


Klantgegevens in verschillende silo’s

De financiële instellingen die al langer bestaan hebben vaak verschillende silo’s met klantdata. Dit zijn systemen en bestanden waarin informatie zoals contract-, persoons- en transactiegegevens, en ook procesdata voor de opvolging van klanten worden vastgelegd. Veel van deze silo’s zijn losstaande applicaties waarbinnen specialisten hun werk doen. En juist dit maakt het bepalen van een totaalbeeld van een klant ingewikkeld: de data komen zelden goed samen op één locatie.

De versnipperde werkwijze van analisten
Financiële instellingen leunen op eigen, soms wel honderden KYC-, CDD- en AML-analisten. Zij hebben toegang tot de systemen waarin klantgegevens zijn opgeslagen en zien de transacties die klanten doen. Al wisselend tussen schermen en systemen beoordelen zij of klanten potentiële risico klanten zijn. Deze werkwijze, met name het continu wisselen tussen systemen en het gebrek aan totaaloverzicht, leidt tot veel false positives: onterechte matches van klanten en transacties met een potentieel risico.

Wist je dat er uit het door FIU Nederland gepubliceerde jaaroverzicht 2020 blijkt dat er in dat jaar meer dan 722.000 ongebruikelijke transacties zijn gemeld, waarvan er minder dan 15% verdacht zijn verklaard? Sterker nog, de overheidsdienst verwacht dat dit aantal in 2021 een stuk hoger is, zo blijkt uit het in november 2021 door Nieuwsuur gepubliceerde artikel Een miljoen ‘ongebruikelijke transacties, maar weinig aanhoudingen.

En ook in België zijn er veel verdachte transacties gemeld bij de CFI: het Belgische stelsel ter bestrijding van witwassen en de financiering van terrorisme. Het CFI activiteitenverslag 2020 laat zien dat er in dat jaar 28.649 meldingen zijn gemaakt, waarvan 17.678 (55,93%) door kredietinstellingen. Het totaalbedrag van de meldingen voor fiscale fraude is bijna 750 miljoen euro. In 2019 was dit ‘slechts’ 387 miljoen.


Het screenen van klantgedrag

Bij het beoordelen van het mogelijke klantrisico speelt klantgedrag een doorslaggevende rol. Een klantscreening gaat dus verder dan alleen een vergelijking met de informatie op PEP-, CTF- en sanctielanden-lijsten. Het gaat ook om het actuele klantgedrag. Bijvoorbeeld in relatie tot de klanten met een vergelijkbaar profiel, oftewel een peer group, en gedragsveranderingen ten opzichte van het verleden, oftewel anomaliedetectie.

Het combineren van feitelijk gedrag, het matchen met lijsten en het vergelijken van recent gedrag met gedrag uit het verleden, zijn bijzonder moeilijk als er allerlei systemen gebruikt worden voor verschillende onderdelen van de (klant)informatie.


DE OPLOSSING DIE (HET) TRANSACTIEMONITORING(SPROCES) VERGEMAKKELIJKT


Het belang van een heldere audit trail

De wetgevende macht waarmee financiële instellingen te maken hebben beperkt zich tot het overbrengen van wet- en regelgevingen. Hoe de instellingen de uiteindelijke, ondersteunende interne processen inrichten is niet aan de overheid. Kortom: de overheid biedt een kader, maar elke instelling geeft zelf de KYC-, CDD-, en AML-processen vorm. En dit moet op zo’n manier dat als er een controle plaatsvindt, of er in het ergste geval een constatering van witwassen wordt gedaan, er sprake is van een sluitende audit trail. Want met een helder controlespoor toont een financiële instelling aan alles gedaan te hebben aan het correct beoordelen van (specifieke) klanten.

Vrijwel elke financiële instelling heeft al een systeem dat verdachte transacties markeert voor verdere opvolging. Alhoewel dit een goede stap is in de juiste richting, is het geen garantie dat deze zogenoemde alerts soepel worden afgehandeld. De praktijk leert dat alerts regelmatig terechtkomen bij verschillende afdelingen, die ze vervolgens ieder op een eigen manier verwerken. De resultaten? De beoordelingen komen op verschillende plekken in de organisatie terecht en er is geen duidelijk en compleet beeld van elke klant en zijn transacties.

Omdat de audit trail zo belangrijk is, is het sterker om met slechts één oplossing te werken waarin alle klant- en transactiedata samenkomen. Dit biedt namelijk de kans om vanuit één centrale plek beoordelingen te doen en de uitkomsten ervan vast te leggen. Hierdoor is de informatie altijd op te vragen en voor iedere betrokkene in te zien, inclusief date-timestamp. Zo voorkom je dat dezelfde klant telkens onterecht wordt opgevoerd als alert. En het is belangrijk voor het maken van de juiste afweging op het juiste moment, bijvoorbeeld als een alert tijdelijk onderdrukt is, maar toch weer actueel zou moeten zijn.

Het automatiseren van het transactiemonitoringsproces
Wat ons betreft vraagt het vormgeven van een efficiënt KYC-proces om een meer holistische benadering vanuit het unieke klantbeeld. Er is een integraal platform nodig. Een platform dat in staat is om een compleet en uniek klantbeeld op te bouwen, remediatie toe te passen, risico klanten te definiëren en handvatten te bieden aan betrokkenen zoals analisten. Van de in marketing gebruikte 360 graden klantbeeld toepassingen en platformen kan veel worden geleerd over het opbouwen en toepassen van een uniek klantbeeld.

Er is geen misverstand over mogelijk dat het onder de loep nemen van datastromen en het verder automatiseren van transactiemonitoring voor elke financiële instelling vereist is. Voor het compliant blijven zijn het absolute noodzaken, het komt de klantvriendelijkheid ten goede en de vaak hoge kosten van KYC-verplichtingen worden weer controleerbaar. En het belangrijkst: het zorgt voor een solide, toekomstbestendige KYC-strategie.